Studi Kelayakan Sistem Pendaftaran Online
pada SMA Negeri 1 Purworejo
Pendahuluan
A. Pernyataan masalah
Dalam
pelaksanaan penerimaan siswa baru (PSB/PPDB) SMA Negeri 1 Purworejo sudah
menerapkan seleksi online melalui
https://purworejo.siap-ppdb.com/.
Tetapi calon peserta didik haruslah menyerahkan seluruh berkas pendaftaran
secara offline dengan datang ke SMA untuk diverifikasi. Karena banyaknya
pendaftar, proses verifikasi ini menyulitkan manajemen pengelola PSB SMA Negeri
1 Purworejo dan juga calon peserta didik karena seluruh berkas haruslah dicetak
dan diperiksa setiap lembarnya. Hal tersebut akan memakan biaya, tenaga dan
waktu.
B. Lingkupan Implementasi
Implementasi
sistem pendaftaran peserta didik baru dan verifikasi online untuk PSB/PPDB SMA
Negeri 1 Purworejo menggunakan SIAP PSB.
Bahan dan Metode
A. Konsep Dasar Sistem
1. Sistem Informasi
Sistem
informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam
mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana
sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan
prosedur-prosedur yang tergorganisasi.
2. Sistem Informasi PPDB
Sistem
informasi PPDB yaitu sebuah sistem yang dirancang untuk melakukan otomasi
penerimaan peserta didik baru. Mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi
hingga pengumuman hasil seleksi yang dilakukan secara online dan berbasis waktu
nyata.
B. Studi Kelayakan
1.Kelayakan Teknis
Kelayakan
teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang
akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem
merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah,
maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak (Al fatta,
2007).
2.Kelayakan Ekonomi
Aspek
yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi.
Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada
perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek untung
rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi
berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat
kembali (Al fatta, 2007).
3.Kelayakan Hukum
Menguraikan
secara hukum apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum
yang berlaku (tidak melanggar hukum jika diterapkan di objek penelitian). Misal
: bagaimana kelayakan perangkat lunak yang digunakan, bagaimana kelakan hukum
informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang dibuat. Apakah melanggar
hukum atau tidak.
4. Kelayakan Operasional
Penilaian
terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan
dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam
orgnisasi (Jogianto, 2008).
5.Kelayakan Jadwal
Penilaian
kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan
dapat dilakukan dalam batas waktu yang telahditetapkan.
C. Menilai Faktor Kelayakan
1. Menilai Kelayakan Teknilk
Dalam
lembar kerja penilaian faktor kelayakan TELOS (Gunadarma.ac.id,2012), kita
perlu memasukan sebuah contoh pertanyaan yang sebaiknya ditanya oleh tiap
penguji dan jawaban yang benar akan disediakan. Sebagai contoh kelayakan
teknik. Jika sistem yang baru hendak menggunakan teknologi yang stabil dan
telah diketahui, penilaianya mungkin 9.5 atau 10. Di sisi lain, mungkin
teknologi tersebut baru bagi perusahaan dan pemakainya, atau tidak standar (
baik terhadap perusahaan atau industri ), atau berisikan keluaran pertama dari
pemasok atau beberapa pemasok terlibat atau dia menggunakan sistem jaringan
kerja yang sangat komplek. Sehingga satu atau kombinasi jawaban "ya"
cenderung menurunkan penilaian secara drastis dibawah 10.0 ( antara 6.0 sampai
8 ). Dalam contoh kita tentukan bahwa alternatif rancangan sistem general yang
dievaluasi akan memerlukan teknologi yang baru dan standar dalam industri dan
telah terbukti kemampuanya bekerja sehingga penilaian 9.0 adalah wajar
(dewiar.staff.gunadarma.ac.id,2012)
2. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan
yang harus ditanyakan mengenai kelayakan ekonomi termasuk manajemen puncak
untuk mendukung pengembangan proyek system hingga selesai dengan sumber daya
yang cukup. Tanpa dukungan manajemen puncak, sangatlah sulit jika mungkin untuk
menyelesaikan sistem tersebut meskipun faktor lain sudah baik. Jika manajemen
puncak memberikan indikasi bahwa mereka masih mendukung sistem tersebut tapi
dana belum disediakan untuk penyelesaianya, penilaian kelayakan ekonomi
berkisar antara 5.0 hingga 8.0, tergantung pada situasi dan sejarah dari
dukungan manajemen puncak terhadap proyek sistem yang lama. Jika dana yang
diperlukan telah diberikan penilaian berkisar antara 9.0 hingga 10.0.
3. Menilai Kelayakan Hukum
Dalam
beberapa contoh, legalitas dari suatu proyek sistem bukanlah suatu
permasalahan.Penilaian kelayakan legalitas seharusnya menerima nilai 10.0. Jika
data personal yang sangat sensitive (kesehatan) tidak tersimpan baik,
organisasi menjadi tidak terlindungi hukum. Atau jika perancang tidak merancang
dan memasukkan kontrol yang cukup terhadap kekacauan yang timbul, maka para
stockholder (pendiri) dan lainnya akan berjalan dijalur hokum menentang
perusahaan dan bahkan profesionalis system yang merancang sistem, dalam contoh
kita menentukan bahwa altenatif rancangan sistem general tidak termasuk data
sensitif apapun yang perlu dikompromikan. Lebih lagi, professional sistem yang
mengerjakan proyek sistem sangat sadar akan pentingnya pengawasan. Sehingga
mereka merencanakan untuk merancang dan memasang serangkaian pemasangan yang
spesifik untuk menjaga sistem terhadap kesalahan fungsi dan penyalahgunaan
Iainnya. Karenanya memiliki penilaian 9.5 untuk kelayakan hukum.
4. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem dengan dasar lokal atau group umumnya
lebih mudah untuk dioperasikan dari pada sistem yang enterprise wide, karena
sistem tersebut lebih kecil dan sederhana dan lebih sedikit orang yang harus
dilatih.Tapi bila systementerprise wide adalah sistem standar yang dikenal,
maka dapat dinilai Iebih tinggi dari pada sistem dengan dasar group atau lokal
yang memerlukan teknik yang unik atau bersifat experimen. Kunci untuk nilai
hingga kelayakan operasional adalah tersedianya pengguna yang terlatih dengan
baik dan berdedikasi.Pengguna yang seperti itu dapat membantu menghilangkan
sebagian akibat negatif yang bisa disebabkan oleh sistem yang unik dan belum
terbukti. Alternatif rancangan sistem kita evaluasi dalam contoh lembar kerja
kita adalah sistem dengan dasar group tidak akrab dengan beberapa pengguna.
Iagipula beberapa pengguna adalah user baru dan tidak terlatih dengan baik
sehubungan dengan kerja mereka. Karenanya, kita menilai kelayakan operasional
hanya 7.0
5. Menilai
Kelayakan Jadwal
Apakah
dapat menguntungkan diri pada jadwal dan tanggal penyelesaian sebagaimana
kriteria yang tertera di bagian gant atau PERT? Karena jadwal dan tersebut
hanyalah estimasi maka ada kemungkinan salah. Besarya kesalahan estimasi adalah
pertimbangan kunci. Jika sistem diselesaikan jauh sesudah tanggal perkiraanya,
maka bisa saja hal tersebut tidak dapat diterima oleh penerima. Pengukuran
kesalahan estimasi adalah kunci keberhasilan. Jika system terlihat sederhana,
standar berbasis local dimana total waktu pengembangan diukur dalam jam atau
hari, maka kesalahan perkiraan (estimationerror) yang dibutuhkan untuk
perancangan dan implementasi menjadi kecil (waktu sebenarnya dikurang dengan
waktu estimasi). Tetapi jika sistem yang entreprise wide membutuhkan total
waktu (jadwal) dalam tahun, probabilitas kesalahan estimasi yang tinggi semakin
besar. Estimasi waktu yang diperlukan untuk merancang dan mengimplementasikan
waktu sistem mencakup estimasi kesalahan estimasi yang lebih besar. Resiko
untuk tidak mampu mengikuti jadwal estimasi Iebih besar untuk sistem yang besar
dan kompleks dari pada untuk sistem yang sederhana dan kecil.
Hasil dan Pembahasan
A. Kelayakan Teknik
Kelayakan
teknik berfokus pada kebutuhan sistem
yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan untuk pengimplementasian PPDB
dan verifikasi online pada SMA Negeri 1 Purworejo.
1.
Kebutuhan perangkatan keras
No
|
Perangkat
keras
|
1
|
Processor type
|
Intel (R) Core
i3
|
2
|
Memory
|
2Gb DDR3 Max 8
GB (2 DIMMs)
|
3
|
Hard drive type
|
500GB Serial
ATA (7200 RPm)
|
4
|
Network
|
Gigabit
Network
|
5
|
Optical drive
Type
|
DVD RW
|
6
|
Monitor
|
Monitor 17”
|
7
|
Keyboard
|
USB Keyboard
|
8
|
Mouse
|
USB Optical
Mouse
|
2.
Kebutuhan perangkat lunak
No
|
Perangkat
Lunak
|
Kegunaan
|
1
|
Windows
XP Professional II / Windows 7/Windows 8
|
Sistem
Operasi
|
2
|
Internet
Explorer, mozila firefox, dll
|
Web Browser
|
3
|
Microsoft word
|
Digunakan
dalam pengetikan untuk surat dan laporan PPDB
|
4
|
Microsoft excel
|
Digunakan
dalam penginputan data dan perhitungan data yang berhubungan dengan PPDB
|
Untuk perangkat keras dan lunak
server telah disediakan oleh pihak penyelenggara SIAP yaitu TELKOM.
3.
Kebutuhan perangkat jaringan
Perangkat jaringan telah disediakan
oleh pihak TELKOM.
4.
Infrastruktur
Adapun Infrastruktur yang ada pada
SMA Negeri 1 Purworejo yaitu:
No
|
Infrastruktur
|
Keterangan
|
1
|
Komputer
|
SMA Negeri 1
Purworejo memiliki sekitar 60 komputer dengan kemampuan rata-rata prosesor
intel core i3 dan harddisk minimal 100 GB
|
2
|
Printer
|
Untuk membantu
dalam proses kerja akademik
|
3
|
Jaringan
internet
|
Fasilatas
untuk siswa dan dosen
|
4
|
Perpustakaan
|
Fasiliatas
untuk siswa belajar tambahan
|
5
|
Laboratorium
|
Fasilatas siswa
untuk mendukung kegiatan akademik
|
6
|
Website, sound
system, LCD Proyektor, AC
|
Fasilitas
pendukung akademik
|
7
|
CCTV
|
Fasilitas
keamanan sekolah
|
8
|
Server
|
Untuk mengatur
aktifitas online dan jaringan internet
|
Menilai
Kelayakan Teknik
Sistem
PPDB berbasis online yang digunakan mencakup proses penerimaan peserta didik
baru. Perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan tambahan teknologi
baru yang standar dan sudah cukup biasa digunakan, (nilai 8.5) berdasarkan
perwakilan user.
B. Kelayakan Ekonomi
Untuk mengimplementasikan system PPDB
berbasis online tentunya diperlukan dana untuk berlangsungnya sistem. Sumber
daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk
investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis biaya dan manfaat.
Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna
apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih besar dari biaya yang
dikeluarkan.
Analisa Biaya dan Manfaat
Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan sistem ini
antara lain biaya pelatihan, sosialisasi dan operasional selama proses
persiapan hingga pelaksanaan SIAP PPDB yang ditanggung oleh pihak Dinas
Pendidikan Kota/Kabupaten setempat. Biaya lain yang dikeluarkan adalah untuk
pembelian lisensi SIAP PPDB sebesar Rp. 4.950.000,- .
Komponen Manfaat
Manfaat yang
didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan
berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau
peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai
uang.
Keuntungan
berwujud antara lain :
a. Pengurangan
biaya operasi
b. Pengurangan
biaya lembur
c. Pengurangan
biaya perlengkapan
2. Keuntungan
tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak
mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan
ketersediaan sistem
b. Peningkatan
efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan
kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena
tidak adanya data yang lengkap tentang pengeluaran PPDB SMA Negeri 1 Purworejo,
maka tidak dapat dilakukan penilaian kelayakan ekonomi menggunakan metode yang
ada seperti: metode periode pengembalian (Payback Period), metode pengembalian
investasi (Return on Investment), dan metode nilai bersih sekarang (Net Present
Value). Dengan melihat komponen biaya dan komponen manfaat yang ada maka dapat
diberi nilai 8.7.
C. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan
menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan
untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan
baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
1. Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan
throughput dan response time yang cukup.
2. Information (informasi) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan
informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir.
3. Economy (ekonomi) untuk mengetahui apakah siystem menawarkan tingkat dan
kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan
keuntungan
4. Control (pengendalian) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan kontrol
(pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin
keakuratan dan keamanan data.
5. Efficiency (efisiensi) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum
sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan
proses.
6. Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan
yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah
sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.
Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem bersifat global dan banyak pengguna, sehingga peralihan
dari sistem lama menjadi sistem baru memerlukan proses. Dan beberapa pengguna
perlu untuk dilakukan pelatihan ulang terhadap sistem. Maka hasil penilaian
adalah 7.8.
Kesimpulan dan Saran
A. Kesimpulan
Berdasarkan
tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB
berbasis online pada SMA Negeri 1 Purworejo, maka dapat diambil kesimpulan :
1.
Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS sistem
informasi aplikasi pendidikan PPDB berbasis online pada SMA Negeri 1 Purworejo,
maka sistem layak untuk diimplementasikan.
2.
Rekomendasi untuk SMA Negeri 1 Purworejo kedepannya
adalah proses penerimaan peserta didik baru berbasis online sudah bisa
diimplementasikan serta digunakan.
B. Saran
Berdasarkan
kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut:
1.
Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk
selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan
analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
2.
Untuk analisa studi kelayakan selanjutnya dapat
menggunakan data yang lebih lengkap didapatkan langsung dari pihak yang terkait
yaitu TELKOM dan SMA Negeri 1 Purworejo dengan persetujuan pihak terkait.
Daftar Pustaka
Nama : Christyanto Liman
NRP : 5114100087
Kelas: B
Sekolah : SMA Negeri 1 Purworejo (http://sma1purworejo.sch.id/index.html)
